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改變一生的行事曆規畫術  

隨著數位工具的普及與便利,行事曆選擇變得多樣性,該選用紙本還是數位行事曆? 分析自己慣常的工作模式,選擇能幫助你有效完成一件又一件事情的行事曆,不論紙本或數位,都好!

成功學大師史蒂芬‧柯維(Stephen Covey)提出了成功者的7個習慣:「主動積極」「以終為始」「要事第一」「雙贏思維」「知彼解己」「統合綜效」和「不斷更新」,這7個習慣中,你覺得哪一個最難做到? 很多人都以為是必須與他人協同合作的「統合綜效」,或是必須持之以恆的「不斷更新」,然而睿仕管理顧問大中華區總裁陸強表示,在針對所有上過柯維成功7習慣課程學員所做的問卷回收中,大家認為最難做到的,其實是「要事第一」。

「先做重要的事」這麼理所當然而且能夠操之在己的事,為什麼卻被所有人公認難以達成?因為在這個充滿不確定性的時代,變動、忙亂、突發狀況層出不窮,當這些緊急的事情(但多數卻是瑣事)一而再,再而三的出現,人們就會被「趕著處理」的緊張情緒牽著走,想說先完成緊急的小事,再來處理重要的大事,於是那些要事就被迫一延再延,最後落得完成無期。

寫好行事曆,創造工作的充實感

當生活中充滿了無法完成的大事,挫敗感也就油然而生,正如許多人都曾感嘆,自己忙了一天,卻覺得一事無成。想要擺脫這種忙碌卻無成的狀態,日本記事本達人佐佐木香在《活用記事本設定工作目標》中表示,其實有一個超簡單的脫困良方,那就是「寫行事曆」。

佐佐木香指出,忙或不忙其實不是問題,真正的問題是,「你知不知道自己為何而忙?」如果忙碌可以達成預定的目標,忙就會變成「生活充實」;反之,若是漫無目的、毫無目標的忙,只會讓人身心俱疲。

透過「寫行事曆」,能讓一個人思考自己為何要在某個時間做某件事,一旦釐清每個時段的工作目標與進程,即便還是同樣的工作,做起來的心情也將完全不同,因為你會明確感受到,自己的開始與終點在哪,而且正從完成一件又一件事情中,累積生活的成就感。

「光是好好寫下行事曆,人生就會完全不同,」佐佐木香表示,很多人都以為,時間管理就是要將時間運用得更精確,但其實光是完成「訂立行動計畫」,就已經是實踐時間管理術的最好方式。只要每天早上花上10分鐘,就能掌握讓生活更幸福的祕訣,「一切改變,都在一瞬之間」。

無法數據化的目標,就無法執行

要讓擬定行事曆帶來幸福,關鍵就是改變「有什麼填上什麼」的被動做法,從主動的角度出發,先找出自己真正要完成的目標,排定後,再將其餘小事放入剩餘的空檔中。這就是柯維「要事第一,小事其次」的關鍵概念,也是幾乎所有時間管理專家所推薦的行事曆必備技巧。

「對於非做不可的事,先確保時間是很重要的。先向自己預約時間,遠比與別人約定的事來得重要,」佐佐木香強調,①將想做的事一個個明確列出,然後②化成具體數字,接著③決定先後順序,並④具體算出可用天數,最後⑤寫在行事曆上這5步驟就是行事曆撰寫的基本原則。 在這5步驟中,步驟2是許多人行事曆規畫會失敗的主因,列出了目標、決定了順序,就放進行事曆中,結果低估了完成所需的時間,事情超過預期時限還做不完,內心煩躁不堪,計畫排程也隨之大亂。

所謂的「數據化」,《記事本圓夢計畫》作者熊谷正壽表示,其實就是「工作拆解」,將想做的要事拆分成一個一個可以明確化為時間數字的小事,當行動分量數值化後,才能知道得花多少時間來做,做到什麼程度算是完成一個段落,也才能明確掌握工作的成就感。

熊谷正壽強調,「無法數據化的目標,根本就稱不上是目標。」唯有透過數據化,才能逐一體會階段性達成目標的喜悅,進而轉化為朝下一個目標前進的動力,工作也才會快樂。

紙本、數位或並用?找出你的最適模式

了解了寫好行事曆的原理原則,那該採用什麼做法呢?過往,都是使用紙本手帳,透過塗寫,把生活的紀律、創意與感動都收納進去。然而隨著智慧型手機與平板電腦的普及,愈來愈多人感受到數位工具的便利性,開始遲疑「我是不是也要改用數位工具呢?」

針對這個疑問,《日經Trendy》2012年11月號「最強手帳選拔2013」專題中做了普查。在日本,目前有20.9%的人是紙本派,19.1%的人是數位派,而有高達59%的人是兩種皆用;展望明年,紙本與數位的擁護者旗鼓相當,各約18%,然而有62%的人決定走向兩者皆用的模式。

「紙本與數位其實沒有孰優孰劣,兩者只是介面的不同,背後行事曆的寫法和原理都相同,」從紙本用數位、長期鑽研行事曆各種用法的PCuSER主編黃鐘毅說道,紙本塗寫方便、便於附加實物的特性,是許多人累積點子時不可或缺的好幫手;然而雲端技術的無所不在,以及數位資料的高度整合性,也讓需要使用大量資料的人倍覺方便。

「分析自己慣常的工作模式,哪種模式能讓你感到『記錄真好』的熱情,就是最適合你的行事曆做法!」黃鐘毅強調,不用局限自己一定要使用哪一種方法,單用一種、不同情境用不同種,或是兩種都用都可以,但先決條件,就是必須先知道哪一種能帶給你最大的利益。

又到了年底,一起來了解紙本、數位與並用的技巧,2013年,就從寫行事曆開始,讓自己更成功吧! 能讓你感到『記錄真好』的熱情,就是最適合你的行事曆做法!

整理‧撰文 / 謝明彧 編輯 / 郭明琪
更多精彩文章請見《經理人月刊》2012年12月號

 

 


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